NHỮNG NGUYÊN TẮC VÀNG ĐỂ TỔ CHỨC SỰ KIỆN THÀNH CÔNG

Trên thực tế, để tổ chức một sự kiện thì không hẳn là khó, tuy nhiên để tổ chức sự kiện thành công thì lại cần một số bí quyết then chốt. Dưới đây là một trong những bước vô cùng quan trọng để tổ chức một sự kiện thành công.

Đặt mục tiêu cụ thể của sự kiện: Việc xác định và đặt mục tiêu cụ thể sẽ giúp bạn dễ dàng đánh giá được sự thành công cũng như là cơ sở để quyết định ngân sách cũng như lên kế hoạch, kịch bản cụ thể. Mục đích chính của sự kiện là gì, có thể là bán hàng hay đúng chất một buổi tri ân khách hàng…Dựa vào đây bạn xây dựng nội dung chương trình bám sát mục tiêu của sự kiện. Ngoài ra bước này cũng giúp bạn nhắm đúng đối tượng sẽ tham gia sự kiện của mình chính xác hơn.

Quảng bá sự kiện

Quảng bá sự kiện là bước vô cùng quan trọng để thu hút khách hàng tới tham sự kiện của bạn. Tùy vào ngân sách bạn có thể chọn kênh quảng cáo. Có thể book bài quảng cáo trên một số tờ báo liên quan đến mảng sự kiện của bạn, hoặc chạy quảng cáo facebook…Hãy đưa ra những thông điệp của sự kiện để khách hàng thấy được họ nhận được gì khi tham gia sự kiện của bạn.

Làm việc thông minh sẽ tốt hơn là chăm chỉ.

Bạn hãy lưu trữ và theo dõi thông tin người tham dự vào một file Excel (bao gồm tên đầy đủ, địa chỉ, tình trạng phản hồi, giới hạn khẩu phần ăn,…) để trước sự kiện, bạn có thể sử dụng những thông tin đó để tạo bảng tên, thẻ địa điểm, thư cảm ơn để gửi cho họ. Chắc chắn khách hàng của bạn sẽ vô cùng hài lòng và cảm kích về điều này. Tránh nhập lại thông tin giống nhau cho mỗi dự án tổ chức kẻo chính bạn sẽ bị mắc vào “mớ bòng bong” do chính mình tạo nên.

Chú ý vào những chi tiết nhỏ nhất.

Chú ý tới vấn đề tôn giáo – đừng nên lập kế hoạch tổ chức sự kiện trùng với ngày lễ lớn trong năm, đặc biệt là những ngày lễ liên quan đến tín ngưỡng tôn giáo. Đơn giản vì khách hàng sẽ khó mà bỏ sự kiện quan trọng của họ để đến với bạn. 

Theo sát khách hàng – Chìa khóa thành công.

Luôn giữ liên lạc với khách hàng xuyên suốt quá trình tổ chức. Gọi điện 2-3 ngày trước sự kiện để xác nhận sự tham dự của khách hàng. Sau sự kiện, bạn nên gửi thư cảm ơn họ đã tới tham dự chương trình. Gửi kèm trong thư tấm ảnh của họ tại sự kiện sẽ giúp bạn thêm một điểm cộng trong mắt khách hàng.

Hãy tỏ ra am hiểu công nghệ, thậm chí nếu bạn không thực sự như vậy.

Bạn sẽ cần tới microphone, máy chiếu, loa, camera,.. chứ ? Tạo một danh sách thiết bị và kế hoạch thuê một đội kỹ thuật chuyên nghiệp để thiết lập tất cả các thiết bị vào đúng chỗ và đảm bảo chúng hoạt động trơn tru trong sự kiện. Bạn cũng cần bố trí người kiểm tra thiết bị trong suốt quá trình diễn ra sự kiện để khắc phục mọi sự cố kỹ thuật có thể xảy ra.

Ngoài ra, nhân lực cũng là yếu tố vô cùng quan trọng để có một sự kiện thành công nhé. 

CÔNG TY QUẢNG CÁO LYNH chuyên tổ chức sự kiện tại TP.HCM, HÀ NỘI và các tỉnh lân cận.
📞Tư vấn liên hệ: 0962019051; 0707784789