CÁCH VIẾT PROPOSAL EVENT CHUYÊN NGHIỆP

Viết Proposal là bước vô cùng quan trọng để tiếp cận cũng như thuyết phục khách hàng sử dụng dịch dụ của bạn. Chính vì thế một Proposal ấn tượng chính là chìa khóa thành công cho các Agency.

Đầu tiên chúng ta cần hiểu Proposal là gì?

Proposal là có nghĩa là “đề xuất”, trong đó người viết có thể trình bày những ý tưởng, thiết kế, cách thức tổ chức sự kiện, một công trình hay dự án nào đó. Người viết có thể lựa chọn trình bày proposal bằng Words, Excel, và Power point. Hiện nay do nhu cầu về proposal ngày càng nhiều nên có rất nhiều proposal mẫu cho người mới làm vừa để tiết kiệm thời gian vừa như một cách gợi ý khi bí ý tượng.

CẤU TRÚC CHUNG CỦA PROPOSAL GỒM CÓ 4 NỘI DUNG CHÍNH

4 phần này được chia dựa trên mục tiêu truyền tải nội dung nhé

  • Một là: Giới thiệu
  • Hai là: Đặt khách hàng là trung tâm
  • Bà là: Diễn tả chi tiết về những gì bạn đề xuất với khách hàng
  • 4 là: chuyên môn và kinh nghiệm của bạn

Bạn có thể viết ngắn hay dài thì tùy theo nội dung bạn muốn viết, nhưng nhớ là thứ tự proposol mẫu này vẫn như cũ.

 2. Hướng dẫn chi tiết cách viết proposal mẫu

 Phần I: Tổng quan

Phần này các bạn triển khai những ý sau: Mục đích của chương trình (cái này thường thì khách hàng cung cấp luôn, vì nó nằm trong kế hoạch marketing của họ)

  1. Mục đích

Mục đích ở đây là mục đích mà khách hàng cua bạn đang nhắm tới (các bạn nên tìm hiểu kỹ về yêu cầu và mục đích mong muốn của khách hàng, những nguồn bạn có thể tham khảo như: website, facebook, những bài báo viết về doanh nghiệp của họ, tập san nội bộ…)

  Từ đó các bạn mới đưa ra được những hình thức để tiếp cận và nhắm trúng đích. Phần này rất quan trọng, nó giúp bạn có được những bước đi chính xác và thuyết phục hơn để viết proposal đúng hướng)

  1. b. Khách hàng mục tiêu (là những đối tượng mà khách hàng của bạn nhắm tới)

- Bạn phải phân tích được họ thích gì, thường tập trung ở đâu để chọn lựa ra được địa điểm thực hiện và tiếp cận họ. Phần này rất quan trọng vì nó giúp khách hàng của bạn tăng doanh số, họ sẽ rất hứng thú nếu một agency có những kế hoạch tiếp cận khách hàng cụ thể để họ phát triển được thương hiệu hoặc gia tăng khả năng bán hàng.

  1. Thời gian và địa điểm

Vì khách hàng của bạn không có nhiều thời gian cho việc này, họ có thể cũng không thông thạo các địa điểm sẽ tổ chức sự kiện phù hợp. Nếu agency có thể đưa ra vài gợi ý về địa điểm có giá cả phù thì chắc chắn đây sẽ là điểm cộng cho các agency nhé.

 Phần II: Thực hiện

 Phần này ghi thông tin chi tiết trên proposal và những ý tưởng của bạn sẽ được triển khai trong phần này

  1. Concept hay còn gọi là ý tưởng chủ đạo:

Bạn phải đưa ra 1 concept dựa trên chương trình của khách hàng cho chính xác và phù hợp với nhãn hàng. Cái này rất quan trọng, hầu như nó lá xương sống của 1 proposal, vì phải phải thực hiện tất cả những hoạt động của mình dựa trên nó.

  1. Cách thực hiện concept:

Phần này các bạn phân tích concept của mình. Dựa trên concept này các bạn sẽ cho ra những hoạt động liên quan đến chủ để của concept. Ví dụ: Sự kiện của bạn về lễ kỷ niệm 20 năm thành lập doanh nghiệp. Concept có thể hướng đến nội dung “20 năm đồng hành và phát triển” thì những nội dung trong chương trình như ca nhạc, phóng sự TVC… đều phải mang nội dung liên quan, có thể là một phim ngắn phát trong chương trình với nội dung quá trình nỗ lực 20 năm qua của doanh nghiệp, những thành quả họ đạt được, hay một bày hát tập thể do chính những nhân viên của doanh nghiệp họ trình bày thể hiện sự đoàn kết gắn bó của các nhân viên trong công ty…

  1. Những nội dung chính trong chương trình

Phần này là cách thức thực hiện chương trình. Các bạn đưa ra những nội dung chính sẽ có trong chương trình và cách thực hiện từng hạng mục đó như thế nào? Nếu có 2 option thì nên giải thích rõ ưu điểm và nhược điểm của từng option cụ thể. 

 Phần III: Kế hoạch

 Kế hoạch tổng thể

Phần này các bạn nên đưa kế hoạch tổng thể vào, là những thông tin cơ bản như: số lượng tờ rơi, quà, địa điểm, ngày làm việc...tất cả phải rõ ràng và thuyết phục

  1. Nhân sự

Phần này các bạn ghi sơ đồ nhân sự trong chương trình và nhiệm vụ của từng người chi tiết trong chương trình để khách hàng có thể biết được cụ thể số lượng nhân sự từ đó phần báo giá của bạn cũng thuyết phục hơn.

  1. Thời gian

Các bạn ghi rõ trình tự sẽ diễn ta từng hạng mục từ khi viết và gửi proposal cho tới khi làm báo cáo sau khi kết thúc chương trình.

Phần này tuy nhỏ nhưng cũng không kém phần quan trọng vì nó xác định thời gian chạy chương trình. Nếu bạn tính không kỹ thì có thể ảnh hưởng tới tiến trình thực hiện chương trình.